有效的管理邮件

邮件,作为工作中很重要的东西。工作多年,有自己使用的一些方法和技巧。最近也参加了一个知乎关于邮件处理的live,总结下关于邮件处理的应该注意的一些心得和技巧,合理的利用这些在短期内提高管理电子邮件的效率。

Zero Inbox

Zero Inbox,意为零收件箱。对每封邮件做到当天处理,保持收件箱清空状态。

将立即回复和定时回复结合起来,对重要联系人(客户、领导)发来的邮件,或者包含重要事情的邮件,迅速采取相应的行动。其他邮件,可以在一天中选择固定的时间进行统一处理。

在结束一天工作时,让收件箱空空如也,保证所有的事情都被处理妥当,这不是一个容易养成的习惯。却是可以带来很大的收获,让每天的工作更严谨效率。

用好过滤器

设置邮件规则,在收到或发送一封邮件时,能够指挥邮箱对每封邮件进行一系列的条件判断,再根据预设的动作,对邮件进行处理。自定义常用的规则,达到自己满意的效果。

过滤器常用的条件包含:

  • 发件人和收件人是谁
  • 主题或正文包含什么关键字

过滤器预设的动作包含:

  • 转移、自动回复、删除
  • 标记已读
  • 打标签

对每封邮件进行4D处理

4D指,行动(Do),转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)

  • 行动 当发现邮件内容是由你来完成,且能在短时间内完成,则可以立即采取行动。

  • 转发 当发现邮件有更适合的人去完成,或更低成本的完成的时候,可以选择转发。

  • 搁置 当前有重要事情在做,且该邮件内容不能短时间完成,则可以放入到搁置文件夹中。

  • 删除 可以把通知类邮件,放入 已处理 或 通知 文件夹。

写邮件技巧

掌握并是用这些技巧,真正言简意赅、目的明确的表达邮件内容,写出高质量的邮件,让收件人处理邮件更为轻松。

  • 邮件模版 配置常用的邮件模版,比如签名档

  • 善于利用标题 增加<信息> <请求> <行动> <周报> <日报> <培训> <重要>等标注,能突出内容主题

  • 长邮件提醒 对于长邮件,在邮件开头做说明,并提取重要信息阐述

  • 长邮件结构清晰 利用标题、颜色、加粗、序号等方式,清晰表达邮件内容

  • 给收件人多种选择 如果需要收件人采取行动时,可以提供多种选择,避免邮件长时间没得到结果

  • 重读邮件 每次发送前,重复读一下邮件内容,语句通顺,主题明确,逻辑清晰

  • 总结行动要点 如果需要收件人采取行动,告知收件人行动要点。

  • 一封邮件一个主题 尽量一封邮件只说一件事情,或者汇总相关的事情。

写好一封邮件

ABC法则,是一个邮件的框架,帮助你把信息放在正确的位置,把内容分成三个部分,简述Action、背景Backgroud、结尾Close

  • 简述Action 简明的阐述行动的目的和关键点、点明前因后果,做到准确明白

  • 背景Backgroud 清楚、简洁、相关

  • 结尾Close 阐述下一步行动和小提示、签名

示例:

写邮件跟写博客文章一样,需要经常总结和应用合适的方法和技巧,不日之后,即可顺手拈来。

本文内容多为网上关于邮件管理的经验之谈,这里做一个适合自己的邮件管理的汇总笔记。